home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 22 / Cream of the Crop 22.iso / database / wvh26m.zip / WVH.HLP < prev    next >
Text File  |  1996-09-20  |  64KB  |  1,085 lines

  1. Tutorial TopicsThis first section provides information about support from the
  2. author and explains concepts to give you an understanding of how WVH works. The
  3. topics from File on down through Help give you information on how to use a
  4. specific item on WVH's menus.
  5.  
  6. SupportThese topics pertain to getting help in printed and electronic form.
  7. This is the information to look at when you are first starting
  8. out.~~|Suggestion|~~If you are fairly new to computers it will help
  9. significantly for you to read just the first overview sections of the manual.
  10.  
  11. How to print the documentationThese are the documentation files which are
  12. provided on-disk with WVH:~~1. READ.ME ── Things to know before using WVH plus
  13. latest features~2. WVH.TXT ── ASCII text file of the shareware manual (which
  14. differs from the more in-depth Registered Edition manual)~3. WVH.WP ──
  15. WordPerfect 5 file of the shareware manual~4. ORDER.FRM ── A blank invoice for
  16. ordering all of my software (an invoice & registration form is included in the
  17. WVH.TXT and WVH.WP files).~~ Displaying Documents on the Screen ~1. Go to the
  18. DOS prompt and change to your WML directory (e.g., "cd \wvh").~2. Type |LIST
  19. filename| ── if you have 4DOS or LIST.COM in your computer you will see the
  20. file appear almost instantly; if you see the message "Bad command or file
  21. name") then use the command |MORE < filename| instead~~ Printing Documents ~ 1.
  22. Go to the DOS prompt and change to your WML directory (e.g., "cd \wvh")~2.
  23. Enter |TYPE filename > PRN| (without the quotation marks) where "filename" is
  24. the name of the file you wish to print.~|√| If underlining is causing an extra
  25. line to be generated, it means your printer is adding a Line Feed (LF)
  26. character to the Carriage Return (CR) character. This used to be common in days
  27. of old when data moved slowly and saving one byte was significant, but these
  28. days most software works better if you turn this feature OFF. Look in your
  29. printer's manual for a feature described as "CR=CR or CR=CR+LF" or something
  30. similar.~|√| If you have WordPerfect or another word processor which can import
  31. WordPerfect files (such as Word), run it and load the file WVH.WP. You will see
  32. instructions in a comment at the top of the file.
  33.  
  34. How to registerIf you use WVH past the 60-day trial period you are required
  35. to pay the registration fee. If you regularly use WVH you will want to register
  36. for these benefits:~|√| You'll get the latest version on floppy disk with
  37. automated installation.~|√| Support from the author will be available via
  38. telephone, mail, and BBS~|√| You get a detailed, 3-ring-bound manual which
  39. contains a brief computer course as well as full instructions for WVH~|√|
  40. Updates from any version to the current version may be obtained without payment
  41. to the author from BBSs or the Internet , or for $4 plus shipping through the
  42. mail.~|√| You may sign up for an Update Subscription (see below).~~|Registering
  43. Through the Mail|~~|1.| Choose the |H|elp/|O|rder Form option from WVH's menu.
  44. If you print the instruction manual (see "Printing The Documentation" in the
  45. Help Index) the order form can be found on or around page 6.~~|2.| Fill in and
  46. send it with payment to Box 132, Paonia, CO 81428 USA. Your Registered Edition
  47. disk with automated installation will arrive in 1-4 weeks.~~|Registering with a
  48. Credit Card|~~If you prefer to use a credit card, you can order WVH from Public
  49. (software) Library with your MC, Visa, AmEx, or Discover card:~ Call
  50. |800-242-4PsL| (from overseas 713-524-6394)~ FAX to 713-524-6398~ Send mail
  51. to CompuServe ID 71355,470.~√ Ask for product number |11518|.~√ |These numbers
  52. are for ordering ONLY.| I CANNOT be reached at those numbers. To contact me for
  53. information about dealer pricing, volume discounts, site licensing, the status
  54. of shipment of the product, the latest version number, or for technical
  55. information, call 970-527-6756 or write me at Box 132, Paonia, CO 81428
  56. USA.~~|Update Subscription|~~You can subscribe to receive updates through the
  57. mail with minimal effort on your part. About 4 times per year I will mail you a
  58. disk of the latest version. In return you send me $4 plus shipping within 30
  59. days or return the disk to cancel the subscription. There is no minimum time
  60. commitment; you may cancel at any time.~~|Product Returns|~~As with most
  61. computer software, the purchase price of WVH is not refundable since it is very
  62. easy for you to retain copies of the Registered Edition after returning the
  63. original disks. This is a sensible policy for Shareware since you have already
  64. evaluated the product before purchasing it.~~WVH is guaranteed to work as
  65. documented on your computer. If your Registered Edition disk will not function
  66. on your computer I will replace the disk and work with you to correct any
  67. incompatibility or other problems. Only if I am unable to make WVH work on your
  68. computer will I refund the registration fee in exchange for the returned
  69. product and your promise that you have not retained any copies of the
  70. Registered Edition. Money that I have paid for shipping expenses and credit
  71. card surcharges are not refundable.~~See page 1 of the Operations Guide for
  72. complete warranty details.
  73.  
  74. How to obtain updatesWVH is updated several times per year. If a message
  75. appears on your screen informing you that the software is out-dated, it is an
  76. indication that the latest version of WVH has been improved with more features
  77. and enhancements. (You can also use the command DIR WVH.EXE to look at the date
  78. of the programme; if it is over a year old you would probably be amazed at the
  79. improvements you could be using.)~~I want everyone (registered and unregistered
  80. users alike) to have access to the latest and best version, so here is how you
  81. can obtain an update:~~|| If you have a high speed modem look at the |Updates
  82. Via Modem| section of the help index for a list of BBSs which are updated
  83. regularly with the latest versions of my software. Many of these BBSs will let
  84. you download the latest version for free.~~|| Send $4 for an Organic Software
  85. Sampler disk plus $2 shipping within the U.S. or Canada, or $4 shipping to
  86. other countries (please send U.S. funds or equivalent cash in your local
  87. currency). This disk contains the latest versions of all my Shareware. Be sure
  88. to specify the disk size and density you require.~~|| Call (800) 242-4PsL and
  89. order the latest version from Public (software) Library. Ask for product
  90. #11518. PsL can also take credit card orders for the Registered Edition.
  91.  
  92. Updates via modemYou can find WVH on the Internet and on several Bulletin
  93. Board Systems (BBSs) around the world. Here are my distribution sites, listed
  94. in the order in which I update them.~~|Internet|: The Computer Wizardry Home
  95. Page is at |http://www.wic.net/angel|. You can also obtain updates via FTP from
  96. any SimTel mirror site, such as |FTP.Coast.NET|.~~|Software Creations| (Mass.)
  97. "The Home of the Authors"~ USR HST Dual Standard 14.4 public access÷(508)
  98. 368-7036~ USR V.Everything public access÷(508) 368-6604~~|Rusty 'n Edie's BBS|
  99. (Ohio)~ V.34 28.8kbps÷(216) 726-3628~ USR Courier HST÷(216)
  100. 726-1804~~|Syntaxis| (Oklahoma)~ V.34 28.8kbps÷(405) 721-8513~ File Request
  101. (FREQ) via FidoNet address 1:147/2021 using the "magic" name "WVH" to get the
  102. most recent version.~~|The Sounding Board| (Florida)~ v.34 33.6kbps÷(941)
  103. 955-5956~~|WhiTech BBS| (North Carolina)~ ZyXel V.32 14.4kbps÷(910) 944-1165~
  104. File Request (FREQ) via FIDO address 1:3636/2~~|MicroSellar| (New Jersey)~
  105. V.34 28.8kbps÷(201) 239-0001~~|Excalibur BBS| (Central NY) ~ USR Dual Standard
  106. 14.4kbps÷(315) 736-3792~ File Request (FREQ) via RBBS address A:954/401, FIDO
  107. address 1:26501, or ICN address 91:315/101~~|The Edge of Nowhere
  108. BBS|~v.32÷(813) 382-2247~~|GalactiLink BBS|~v.32÷(419) 774-0979
  109.  
  110. Technical SupportSupport is available for registered users and those
  111. intending to register by the end of the 60-day evaluation period. If you are
  112. having a problem and intend to register once it is resolved, then by all means
  113. please ask for help.~~|| Send a letter to Box 132, Paonia, CO 81428 USA~||
  114. Telephone (970) 527-6756 10am-6pm Tue-Fri Mountain Time~|| Send Internet
  115. E-mail to ababudro@omnionline.com~|| Leave E-mail on Expanding Horizons BBS at
  116. (970)·241-2847 (2400 to 14.4k baud). Enter |OCW| at the main menu to enter the
  117. Organic Computer Wizardry conference, then use the command "E Angelo Babudro"
  118. to leave me mail (I use "Angelo" to avoid gender confusion). You may also
  119. download the latest versions of my software by entering "F 2" to see a list of
  120. the latest files, then using the Space Bar to flag the file you want.~~Also see
  121. the Distribution Bulletin Boards section for a list of BBSs on which you may
  122. find current versions of my software.
  123.  
  124. Using WVHThe topics in this section contain general information about using
  125. WVH.
  126.  
  127. Menu UsageWVH uses the same type of menu found in Windows, Gem, QuickBASIC,
  128. and "Mac" computers. The menu, which is on the second line of your screen, is
  129. two-dimensional: there are |menu headings| horizontally and under each of these
  130. are the actual |menu items|. There are three ways to choose a menu item:~~1.
  131. Use the right, left, up, and down arrows to highlight the item you want then
  132. press |─┘Enter|, or~~2. Press the highlighted letter of the menu item, or~~3.
  133. Use a mouse to highlight a choice; select it by clicking the left button.~~For
  134. example, you can press |F| then |x| to exit WVH, or highlight |File| then press
  135. the down arrow and highlight |Exit| then press |─┘Enter|.~~|NOTES|~~To
  136. pull-down (|open|) a menu just highlight it then press |─┘Enter| or the
  137. |down-arrow| key.~~To |close| a menu just press the |Esc| key. It is not
  138. necessary to close a menu. You can use the right/left arrows with the menus
  139. opened to browse all of the options. Usually the only reason to close a menu is
  140. so you can use the letters instead of arrows (e.g., if you had the File menu
  141. open and wanted to use the Help Index you could press Esc to close the File
  142. menu then press |H|-|I| to jump to the Help Index).
  143.  
  144. Why are some menu choices unavailable?Menu choices are sometimes "grayed-out"
  145. (displayed in low-intensity gray) to indicate that they are not available.
  146. When this is the case, it means that certain conditions are not being met to
  147. allow the use of the function. For example, if you have not opened a file, the
  148. Print, Import, and Export options will be unavailable since they operate on
  149. the data contained within a file.~~The most common reasons for items being
  150. unavailable are:~~|| Printer or fonts not defined. See the Preferences
  151. Printers screen to define this information.
  152.  
  153. Status LineWVH has a status line at the bottom of the screen which looks like
  154. this:~~|Vehicles│Inventory Items│Sched. Maint.│01-01-1980|~~From left to right
  155. the items are:~1. Total vehicles on file~2. Total inventory items on file~3.
  156. Total maintenance events scheduled~4. To-day's date (so far as the computer
  157. knows).
  158.  
  159. Ending WVH (return to DOS)When you are finished using WVH and want to end the
  160. programme just select the E|x|it option under the |F|ile menu.~~If all menus
  161. are closed, just press |Fx|. Alternately, you can highlight the File menu,
  162. press ─┘Enter, then press the up arrow to highlight "Exit" and press ─┘Enter.
  163. Still another method is to use a mouse: click on "File" to activate the file
  164. menu then click on "Exit."
  165.  
  166. Laser Printer FontsFonts are different styles of type your printer can
  167. produce (e.g., Helvetica and Roman are two common fonts). Your laser printer
  168. has one or more of the following types of fonts:~~|| Resident fonts~||
  169. Cartridge fonts~|| Soft fonts~~|Resident fonts| are permanently stored in your
  170. printer's memory to be used at any time. |Cartridge fonts| are also a type of
  171. memory, available for use at any time. |Soft fonts| are stored on disk and
  172. downloaded (sent) to the printer as needed. You can use resident, soft, and
  173. cartridge fonts as are supported for your printer (if you see it on the menu of
  174. fonts then it's supported).~~|NOTES|~~Reports all print in |portrait|
  175. orientation so any software fonts you wish to use will have to end in .SFP. If
  176. you have PCL soft fonts with different extensions (such as USP), just rename
  177. them to SFP or SFL as appropriate. SFP and SFL are the most common extensions,
  178. meaning |S|oft |F|ont |P|ortrait and |S|oft |F|ont |L|andscape.
  179.  
  180. Using WVH on a laptop computerLaptop or other portable computers which use an
  181. LCD or gas plasma display screen are similar to computers which have VGA
  182. monochrome displays ── WVH knows you have a VGA (or EGA or CGA) display
  183. |adapter|, but it doesn't know if you have a colour |monitor|. If you have a
  184. one-colour monitor (like LCD), some things may be difficult or impossible to
  185. read on the screen.~~To remedy this problem, use the |/M| (Monochrome) switch
  186. when you start WVH ── enter |WVH /M| at the DOS prompt. If you are "launching"
  187. WVH from within Windows, highlight your WVH icon then press Alt-Enter (or
  188. access the File/Properties menu item with your mouse) and add |/M| at the end
  189. of the command line.
  190.  
  191. FileIn general, using the File menu is like going over to your paper filing
  192. cabinet. Under this menu are options to work with the files stored on your
  193. disk.~~You can select options in one of two ways:~~|| Use the up- and
  194. down-arrow keys to highlight the item you want then press |═╛Enter|, or~~||
  195. press the highlighted letter for the item.
  196.  
  197. Back-upMakes a back-up copy of your data files. You must have a formatted
  198. floppy disk ready. You can use the same back-up disk over and over again (the
  199. new copy will over-write the old one), but it may be a good idea to alternate
  200. at least three back-up copies.~~|NOTES|~~Use a rotating back-up scheme with at
  201. least three sets of disks or tapes.~~When the work you've done since your last
  202. back-up becomes too much to lose, it's time to make another back-up.~~Using
  203. compression software requires more memory. The back-up function will only let
  204. you choose compression software if you have enough free memory.~~|| ARJ 2.41
  205. needs at least |300k| free~~|| LHARC 2.13 needs at least |189k| free~~||
  206. PKZip 2.04g needs at least |157k| free
  207.  
  208. RestoreUse this to recover your data files from a back-up copy ── this is the
  209. opposite of the Back-up function ── if data files become damaged or are
  210. accidentally erased.~~|CAUTION|~~Restoring data files |replaces| the existing
  211. files with the ones on the back-up disk.~~If you want to restore only |some| of
  212. the files and not others, you must do so manually from the DOS prompt.
  213.  
  214. Format FloppiesWVH first tries to find WFF.EXE in your DOS search path. If
  215. found, What Floppy Format? is run; otherwise, you will be asked to specify a
  216. drive and the DOS FORMAT command will be used.~~|CAUTION|~~Formatting
  217. completely erases any information which may be on a disk.~~|NOTES|~~Your DOS
  218. |path| must point to |format.com| (which is probably in your DOS directory). If
  219. it does not you will see 'Bad command or file name' flash on your screen and
  220. disks will not be formatted.~~No parameters are passed to FORMAT ── your
  221. drive's highest density will be used.
  222.  
  223. Reindex all filesUse this if the computer loses power abruptly or for any
  224. other reason you seem to be missing data. This goes through the files and
  225. re-builds each index file. It takes a while, but it sorts everything out and
  226. your data will all be back the way you expect it to be.
  227.  
  228. Pack filesThis function goes through all of the WVH data bases and removes
  229. records marked for deletion, thereby reclaiming (freeing up) disk space.~~When
  230. you delete a record (a vehicle, an owner, etc.) it is marked but not actually
  231. deleted. When you add new records, WVH first re-uses any records which are
  232. marked for deletion before using disk space for a new record. If a large number
  233. of records are deleted you can reclaim disk space and possibly improve the
  234. speed of WVH by packing the files.~~For example, let's say you had a vehicle
  235. with six years of history in the computer. Deleting this vehicle could result
  236. in 50 or more service records and 50 to 5000 or more parts history records
  237. being marked for deletion. Using Pack would strip the files of these deleted
  238. records.
  239.  
  240. ExitEnd WVH (which will return you to DOS or your menu). Always exit the
  241. programme before turning your computer's power off.
  242.  
  243. Data EntryThese screens let you enter information about the vehicles your
  244. company has, the divisions or departments in your company, and the types of
  245. service (usually 3,000 mile service, 6,000 mile service, etc.). Once you have
  246. set-up your vehicles, divisions, and service categories, you can use the
  247. Maintenance option to enter service information.
  248.  
  249. MaintenanceThis is where you enter the actual service performed on a vehicle,
  250. including parts used. The steps in this process are:~~ |1.| Select a
  251. vehicle~|2.| Select an existing service date or "new date"~|3.| Enter the
  252. service information.~~ Move between the windows by pressing the |F6| key.~ To
  253. change the tax rate press the |F3| key. You will notice as the function of the
  254. F3 key changes the description near the bottom of the screen changes as well.~
  255. Watch the bottom of your screen for other command keys.
  256.  
  257. Labour windowMaint_LbrIn this window you enter vehicle code, the mechanic or
  258. service provider that performed the service, the date of the service,
  259. odometer/hour meter reading, labour hours, and labour rate (if allowed in the
  260. Preferences/Sales Tax set-up).~~|Function Keys|~~|| The |F5| key allows you to
  261. change the sales tax figure. Each time you press F5 you will step through the
  262. sequence of default-tax-rate then no-tax then special-tax-rate.~|| Press the
  263. |F6| key to "jump" between the three windows.~|| Press the |F7| key to save
  264. the information on the screen to disk and back up to the vehicle selection
  265. window.~|| Press the |F9| key to print a Repair Order for the service on the
  266. screen.
  267.  
  268. VehicleMaint_VehCdThis field holds the code for the vehicle or mechanical
  269. device.~~Fill in by:~∙ typing a vehicle code, or~∙ pressing the |F3| key to pop
  270. open windows showing all the choices from which you may choose a vehicle.
  271.  
  272. MechanicMaint_MechNoThis field holds the code for the mechanic or service
  273. provider for this job.~~Fill in by:~∙ typing a mechanic's code, or~∙ pressing
  274. the |F3| key to pop open windows showing all the choices from which you may
  275. choose a mechanic or service provider.
  276.  
  277. Service categoryMaint_SvcCdThis field contains a code indicating the service
  278. category. You can place everything under a "General" category or you could have
  279. separate ones for brakes, mufflers, axles, what-have-you. Break it down as much
  280. or as little as you want.~~One variation of the |maintenance history report|
  281. shows a summary for each service category for each vehicle.~~Enter the code for
  282. the category or press the |F3| key to pop open a window of choices.
  283.  
  284. Parts windowMaint_PartsIn this window you enter the parts used for this
  285. service entry. You can enter any part description and price, however if you
  286. enter a valid inventory code then the part's description and price will be
  287. taken from the inventory data base.~~|| Press the |F3| key to pop open a
  288. window of inventory choices while you are on the description field.~~|| Press
  289. the |F4| key to open a detailed information window for the line item.~~||
  290. Press the |F6| key to "jump" between the three windows.~~|| Press the |F7| key
  291. to save the information on the screen to disk and back up to the vehicle
  292. selection window.~~|| Press the |F9| key to print a Repair Order for the
  293. service on the screen.
  294.  
  295. Comments windowMaint_CmtsIn this window you can enter any comments
  296. pertaining to the service. Anything you type here will appear on service
  297. history reports.~~|| Press the |F6| key to "jump" between the three
  298. windows.~~|| Press the |F7| key to save the information on the screen to disk
  299. and back up to the vehicle selection window~~|| Press the |F9| key to print a
  300. Repair Order for the service on the screen.
  301.  
  302. Part code/descriptionMaint_PartNoThis is the second field on each line in
  303. the parts window of the Maintenance data entry screen.~~Here you enter a part
  304. description or an inventory item code. Press the |F3| key to pop open a window
  305. of inventory choices.
  306.  
  307. Customers (Divisions/Owners)This portion of the WVH data base is to keep
  308. track of the owners of each vehicle, or the department or division within your
  309. company which is reponsible for maintaining each one. WVH uses these Customers
  310. to print billing statements, which can also be used to separate the costs of
  311. maintaining different categories of equipment.~~|EXAMPLES|~~|Within a Large
  312. Company|~~If your company has a large fleet of vehicles, each owned by
  313. different departments or divisions within the company, you will want to define
  314. each department or division. As you enter each vehicle into the data base,
  315. specify the responsible department/division for the vehicle. At regular
  316. intervals (monthly, quarterly, or whatever your schedule is), you can print
  317. billing statements for each division so the accounting department knows whose
  318. budgets are being used for what and also so each department can keep track of
  319. what their vehicles are costing them to maintain.~~|An Independent
  320. Contractor|~~Another example might be if you are a contractor performing
  321. maintenance for many different companies. In this case you would want to use
  322. the divisions as "Owner codes." Set up each of your customers with a code and
  323. then specify that code for each of their vehicles. At regular intervals you can
  324. then print billings for each of your customers~~|A Diverse Company|~~Let's say
  325. that you maintain a wide range of vehicles, from tractors, to big rigs, to
  326. company cars. You might want to have separate listings for the maintenance
  327. costs for each type of vehicle. So you could set up a division code for cars,
  328. one for excavation equipment, one for tractor/trailers, etc. and then define
  329. each vehicle with the appropriate code. Then you can print out billing
  330. statements which would give you a summary of the costs to maintain each type of
  331. vehicle.
  332.  
  333. CodeDivEdit0A customer code may contain up to five letters and/or numbers
  334. and must be unique. A good method is to use the first two letters of a
  335. division/department name or a customer's initials followed by a sequence
  336. number.  For example, the "Land Division" could be code "LA001", while "John Q.
  337. Public" could be code "PJQ01" (use "PJQ" instead of "JQP" so that the codes are
  338. sorted by the customer's last name rather than first name).~~The data entry
  339. screen has two windows:~~|| a window showing the codes for each customer,
  340. and~|| a data window showing the information for that code.~~You start out in
  341. the code window (the cursor is a highlighting bar, showing one code in reverse
  342. video). You can move the cursor with the arrow keys and the PgUp and PgDn keys
  343. on your keyboard. You can also locate codes by pressing a letter or number and
  344. the cursor will "jump" to the codes which begin with that letter or
  345. number.~~|Editing Existing Codes|~~To change information just highlight the
  346. code (as explained above) and press ─┘Enter. The cursor will "jump" to the
  347. right-hand window where you can modify the information. You can use the arrow
  348. keys in the right-hand data window just like in the code window.~√ Notice the
  349. function keys at the bottom of the screen. To save your changes press the |F7|
  350. key.~~|Adding New Customers|~~Press the |Ins| (or |Insert|) key. The cursor
  351. will move to the bottom of the code window and wait for you to enter a new
  352. code.~~√ Codes can be anything that makes sense to you, but each customer must
  353. have a unique code.~~Enter the code and press ─┘Enter and the cursor will jump
  354. to the data window. Enter whatever is needed here and press |F7| to save.
  355.  
  356. NameDivEdit1This is the name of the customer, division, or department that
  357. owns or is responsible for vehicles.~~If you are entering a division,
  358. department, or company enter the name of the person who is to receive the bills
  359. on the "Contact" line.  If you are entering an individual, enter the person's
  360. name on the first line and leave the "Contact" line blank.
  361.  
  362. ContactDivEdit2This is the name of the person within the division,
  363. department, or organization to whom invoices and statements are sent.~~This
  364. line may be left blank.
  365.  
  366. PhoneDivEdit3This field contains the phone number of the customer or
  367. department/division which owns the vehicle.~~This field may be left blank.
  368.  
  369. PricingDivEdit4This determines the price this customer will be charged for
  370. parts. WVH has four different pricing levels:~~ Standard (retail price)~
  371. Alternate price 1~ Alternate price 2~ Alternate price 3~ Cost plus
  372. overhead~~Set up your inventory so that the price you most often sell at is
  373. the "Standard (retail)" price, and set the "Alternate" prices to any discounts
  374. that you give to special customers.~~If the customer is a division or
  375. department within your company, you will probably sell parts at "Cost plus
  376. overhead." To charge cost only (|without| any overhead mark-up), just enter
  377. zero for overhead on the Preferences/Inventory screen.
  378.  
  379. G/L AcctDivEdit5This is the General Ledger income account number your
  380. company uses to post earnings from this customer, division, or department. WVH
  381. only uses this number in printing reports so that your accountant will have
  382. this information on one report. If you post all earnings to one G/L account or
  383. you work on a "cash system," you can leave this field blank.
  384.  
  385. VehiclesVEditUse this screen to enter & edit static information about
  386. vehicles. (Information which changes, such as the odometer reading, is entered
  387. on the Maintenance screen.) This screen has two windows:~~|| a window showing
  388. the code for each vehicle, and~~|| a data window showing the details for the
  389. highlighted code.~~See the next Help section for more details on using this
  390. screen.
  391.  
  392. CodeVEdit0Each vehicle has a unique 5-character code. To help in locating
  393. vehicles later on, try to use codes that make sense to you. For example, you
  394. might use the first letter of the vehicle's manufacturer ("F" for "Ford") or
  395. you might group vehicles by function, beginning all construction equipment with
  396. "CE", all company cars with "CC", etc.~~The data entry screen has two
  397. windows:~~|| a window showing the codes for each customer, and~|| a data
  398. window showing the information for that code.~~You start out in the code window
  399. (the cursor is a highlighting bar, showing one code in reverse video). You can
  400. move the cursor with the arrow keys and the PgUp and PgDn keys on your
  401. keyboard. You can also locate codes by pressing a letter or number and the
  402. window will change to show the codes which begin with that letter or number (or
  403. the closest match).~~|Editing Existing Codes|~~To change information for an
  404. existing vehicle just highlight the code (as explained above) and press
  405. ─┘Enter. The cursor will "jump" to the right-hand window where you can modify
  406. the information. You can use the arrow keys in the right-hand data window just
  407. like in the code window. Notice the function keys at the bottom of the screen.
  408. To save your changes press the |F7| key.~~|Inserting New Vehicles|~~To add new
  409. vehicles, press the |Ins| (insert) key. The cursor will jump to the bottom of
  410. the code window and wait for you to enter a vehicle code. Codes can be anything
  411. that makes sense to you ── a company ID number, the first letter of the
  412. manufacturer followed by a number, etc. Each vehicle must have a unique code.
  413. Enter the code and press ─┘Enter and the cursor will jump to the data window.
  414. Enter whatever is needed here and press |F7| to save.
  415.  
  416. DescriptionVEdit1This is a short description of the vehicle.
  417.  
  418. Department/OwnerVEdit2This is the owner of a vehicle or the department or
  419. division within a company which is responsible for it's maintenance costs.~~You
  420. may enter a code or press the |F3| key to open a window of choices.
  421.  
  422. VINVEdit3This is the Vehicle Identification Number (VIN) which is stamped on
  423. metal, usually visible through the front windshield. This "number" contains
  424. letters, too.
  425.  
  426. LicenseVEdit4This is the code on a vehicle's license plate (letters and
  427. numbers).
  428.  
  429. State/ProvVEdit5This field may contain the State or Province abbreviation
  430. for the vehicle's license plate.  Its use is optional.
  431.  
  432. Other Serial NumbersVEdit6For vehicles or equipment which have more than one
  433. serial or identification number, these fields allow you to keep track of this
  434. numbers.~~For example, you may need to track engine block identification
  435. numbers. You can enter any extra information in these fields that helps to
  436. identify a vehicle or mechanical device.~~|Note:| Titles of these fields are
  437. set on the Miscellaneous Preferences screen.
  438.  
  439. Meter typeVEdit7This field specifies whether the vehicle has an odometer or
  440. an hour-meter. When this field is highlighted, press the |F3| key to list the
  441. available choices, then use the arrow keys to highlight your choice and press
  442. ─┘Enter.
  443.  
  444. Current readingVEdit8This is the odometer or hour-meter reading at
  445. the time the last maintenance was performed. This number will be used by
  446. WVH's maintenance scheduling and for printing on reports.
  447.  
  448. Annual averageVEdit9This field contains the number of miles driven or hours
  449. used annually for a device.~~By entering an estimate of the number of miles or
  450. hours a vehicle or device is used annually, WVH will be able to predict when
  451. periodic maintenance is needed.
  452.  
  453. Deleting VehiclesHighlight a vehicle code to delete then press the |Del|
  454. (delete) key. WVH will warn you that the vehicle is about to be erased from the
  455. data base and ask your permission to continue.
  456.  
  457. Service CategoriesThis allows you to set up service categories to identify
  458. the types of service performed. For example, some mechanics set up categories
  459. for brake work, transmission work, 3000/6000/etc. mile service, 6/12/18/etc.
  460. month service, tune-up, etc.
  461.  
  462. CodeCode0A Service Category code may contain up to five letters and/or
  463. numbers and must be unique. A good method is to use 1-3 letters which are part
  464. of the service type's description followed by a sequence number. For example,
  465. the "Brake work" could be "BRAKE", but if you want to separate more than one
  466. type of brake work you could use "BRA01", "BRA02", etc.~~The data entry screen
  467. has two windows:~~|| a window showing the codes for each category, and~|| a
  468. data window showing the information for that code.~~You start out in the code
  469. window (the cursor is a highlighting bar, showing one code in reverse video).
  470. You can move the cursor with the arrow keys and the PgUp and PgDn keys on your
  471. keyboard. You can also locate codes by pressing a letter or number and the
  472. cursor will "jump" to the codes which begin with that letter or
  473. number.~~|Editing Existing Codes|~~To change information just highlight the
  474. code (as explained above) and press ─┘Enter. The cursor will "jump" to the
  475. right-hand window where you can modify the information. You can use the arrow
  476. keys in the right-hand data window just like in the code window. To save your
  477. changes press the |F7| key.~~√ Notice the function keys at the bottom of the
  478. screen.~~|Adding New Categories|~~Press the |Ins| (or |Insert|) key. The cursor
  479. will move to the bottom of the code window and wait for you to enter a new
  480. code.~~√ Codes can be anything that makes sense to you, but each category must
  481. have a unique code.~~Enter the code and press ─┘Enter and the cursor will jump
  482. to the data window. Enter whatever is needed here and press |F7| to save.
  483.  
  484. DescriptionCode1This line contains a description for this type of service
  485. (such as Brakes, Mufflers, Tune-up, etc.)
  486.  
  487. CommentCode2This line is extra space for you to describe the service. Its
  488. use is optional.
  489.  
  490. Flat rateCode3You can enter a dollar amount in this field between $0.00 and
  491. $655.34.~~∙ If the value is more than zero, WVH will use it as a flat rate for
  492. this type of service (instead of charging by the hour). An oil change is a
  493. typical example of a flat rate service.~∙ If this field is zero, WVH will use
  494. the mechanic's hourly rate for this type of service.
  495.  
  496. Special rateCode4You can enter a dollar amount in this field between $0.00
  497. and $655.34.~~∙ If you enter a value in this field WVH will use it as the
  498. hourly rate for this type of service (rather than using the rate defined for
  499. the mechanic).~∙ If this field is set to zero WVH will use mechanic's hourly
  500. rate for this type of service.
  501.  
  502. MechanicsThis part of WVH lets you enter a code, hourly rate, and
  503. division/department for each mechanic or service provider. When the cusor is on
  504. the Division/Owner field on other screens (such as the Vehicles Data Entry
  505. screen) you can press «F3» to open a window of choices which will show all of
  506. the codes you enter here.~~The In-House field indicates whether this mechanic
  507. is in-house or an "outside" service provider. The Employee Productivity report
  508. only shows in-house mechanics.~~You must have at least one service provider
  509. defined before you can enter maintenance records.
  510.  
  511. CodeMech0A mechanic code may contain up to five letters and/or numbers and
  512. must be unique. A good method is to use the mechanic's initials followed by a
  513. sequence number. For example, "Frank Z. Mechanic" could be code "MFZ01". Notice
  514. that I used "MFZ" in the example instead of "FZM" so that the codes would be
  515. sorted by the mechanic's last name, rather than his first name.~~The data entry
  516. screen has two windows:~~|| a window showing the codes for each mechanic or
  517. service provider, and~|| a data window showing the information for that
  518. code.~~You start out in the code window (the cursor is a highlighting bar,
  519. showing one code in reverse video). You can move the cursor with the arrow keys
  520. and the PgUp and PgDn keys on your keyboard. You can also locate codes by
  521. pressing a letter or number and the cursor will "jump" to the codes which begin
  522. with that letter or number.~~|Editing Existing Codes|~~To change information
  523. just highlight the code (as explained above) and press ─┘Enter. The cursor
  524. will "jump" to the right-hand window where you can modify the information. You
  525. can use the arrow keys in the right-hand data window just like in the code
  526. window.~~√ Notice the function keys at the bottom of the screen.~~|Adding New
  527. Mechanics|~~Press the |Ins| (or |Insert|) key. The cursor will move to the
  528. bottom of the code window and wait for you to enter a new code.~~√ Codes can be
  529. anything that makes sense to you, but each mechanic/service provider must have
  530. a unique code.~~Enter the code and press ─┘Enter and the cursor will jump to
  531. the data window. Enter whatever is needed here and press |F7| to save.
  532.  
  533. NameMech1In this field enter the name of a mechanic or service provider
  534. (shop).
  535.  
  536. RateMech2This is the rate at which this mechanic's or shop's time is billed
  537. to owners/divisions.
  538.  
  539. Department/DivisionMech3This is the department or division within your
  540. organization to which the mechanic or place of service belongs.
  541.  
  542. In house?Mech4If the mechanic or shop is part of your company, this field
  543. should be set to "Yes." Otherwise, if you use outside services for repairs, set
  544. it to "No."
  545.  
  546. Schedule MaintenanceAllows you to schedule vehicles for maintenance. Once
  547. scheduled, you can print a Maintenance Schedule from the Reports menu.
  548.  
  549. InventoryThis screen lets you define all of your inventory items, including
  550. intangible ones such as 'outside services.' Inventory items can then be used on
  551. the Maintenance Data Entry screen: when entering parts you can type in anything
  552. you like; if you enter an inventory item number then that item's description
  553. and price will be inserted for you.~~See also the other Inventory help topics.
  554.  
  555. Item codeInvEdit_codeEach item must have a unique code. This is the
  556. short-hand name by which WVH will track movement and sales figures. You may use
  557. up to 15 letters and/or numbers for item codes.~~|ENTERING NEW ITEMS|~~To
  558. enter a new inventory item enter a new (unique) code in the Item Code field.
  559. WVH will display a message on the screen after you enter the code to let you
  560. know that it is a new item.~~|CHANGING EXISTING ITEMS|~~There are two methods
  561. for reviewing or changing an existing inventory item:~1. Enter the item's code
  562. in the Item Code field then press ─┘ENTER, or~2. Press the F2 key and a window
  563. of inventory codes will appear. Highlight a code using the up and down arrow
  564. keys then press ─┘ENTER.
  565.  
  566. Item descriptionInvEdit_descEnter up to 25 characters. This description will
  567. be displayed on the Maintenance data entry screen and will be printed on
  568. reports and invoices.
  569.  
  570. Unit of measureInvEdit_unitThis is the normal selling quantity. Most things
  571. are sold singly (EACH or UNIT), others are sold as a "BOX" or "SET" or "DOZ" or
  572. "6" or whatever works for you.
  573.  
  574. Bulk item codeInvEdit_bcodeThis is the item code that you order. For
  575. example, you may have a ½-inch nut that you call part "N0.5" but which you
  576. order as part number "100-2938-9922-A15" from your distributor. This code will
  577. be used as WVH learns how to handle purchase orders. :)
  578.  
  579. Bulk qtyInvEdit_bqtyThe Bulk Quantity Conversion Factor is the amount of
  580. complete, sellable items you get from one bulk order.~~|Examples|~~∙ If the
  581. bulk order is 12 cans of lubricant which you sell by the can, then the
  582. conversion factor is 12. (This could also be expressed as a 12:1 ratio.)~∙ If
  583. it takes two bulk orders combined to make one item (such as an assembly) then
  584. the conversion factor is 0.5 (one-half). This could also be expressed as a 1:2
  585. ratio.
  586.  
  587. Track stock on hand?InvEdit_trackA normal inventory item, like a tire, would
  588. have this field set to "Yes" so that the quantity in stock is tracked.
  589. Intangible items, like block resurfacing which is farmed out to another
  590. company, should have this field set to "No" so that quantities are not tracked.
  591.  
  592. Quantity on handInvEdit_qohThis is the amount of this item which is on-hand
  593. (in stock) and which was purchased at the cost shown to its right.
  594.  
  595. CostInvEdit_qohcostThis is the price which was paid for the quantity shown
  596. to the left of this figure.
  597.  
  598. Quantity on orderInvEdit_qooThis is the amount of this item which is on
  599. order (not in stock).
  600.  
  601. Cost on orderInvEdit_qoocostThis is the expected cost of each item on order.
  602.  
  603. Selling pricesInvEdit_sellThe first column should contain the price you
  604. normally charge for the item. The other three prices can contain any sort of
  605. discount you are likely to give on a regular basis. You are always free to
  606. change part costs at the time maintenance information is being entered.
  607.  
  608. Minimum quantityInvEdit_minqThis is the minimum quantity of the item to keep
  609. in stock. Items which fall below this level will be included in the Inventory
  610. Re-order report.
  611.  
  612. Maximum quantityInvEdit_maxqThis is the maximum quantity to keep on hand.
  613. When WVH generates a purchase order, it will calculate the quantity to order as
  614. this figure minus stock on hand.
  615.  
  616. Vendor codeInvEdit_vendThis is the code for the vendor from whom you order
  617. this product. A future release of WVH will have vendor functions; for now this
  618. field is for display purposes only.
  619.  
  620. Receipts & depletionsInvAdjThis window lets you quickly add to or subtract
  621. from inventory, one item at a time.~~There are two methods for entering the
  622. inventory code:~1. Enter an item's code, or~2. Press the F2 key and a window of
  623. inventory codes will appear from which you may choose one.
  624.  
  625. Item codeInvAdj_codeWhen entering inventory items (on the Inventory data
  626. entry screen) each item is assigned a unique code. This is the short-hand name
  627. by which WVH tracks movement and sales figures for each item.~~There are two
  628. methods for by which you can specify an inventory code:~1. Enter the code on
  629. the keyboard, or~2. Press the F2 key and a window of inventory codes will
  630. appear from which you may choose one.
  631.  
  632. On handInvAdj_qohWithin the inventory adjustments window are three columns
  633. showing the current quantity on hand, the number of units you wish to add or
  634. remove from inventory, and the value of the added or depleted units.~~ To
  635. remove items (deplete) inventory enter a negative number by pressing the "-"
  636. key at any time while editing the field. (Pressing the dash key turns the
  637. negative sign on and off.)~ To add items to inventory enter a positive number.
  638.  
  639. On orderInvAdj_qooWithin the inventory adjustments window are three columns
  640. showing the current quantity on order, the number of units you wish to add or
  641. remove from the order count, and the value of the new order. (A value is not
  642. needed when removing items on order.)~~ To remove items (deplete) inventory
  643. enter a negative number by pressing the "-" key at any time while editing the
  644. field. (Pressing the dash key turns the negative sign on and off.)~ To add
  645. items to inventory enter a positive number.
  646.  
  647. VendorsVenEditThis screen allows you to enter and change information about
  648. your parts vendors.
  649.  
  650. Vendor codeVenEdit0This contains a unique code for each vendor.
  651.  
  652. Vendor nameVenEdit1This field contains the vendor's name.
  653.  
  654. Vendor addressVenEdit2This field contains the vendor's address.
  655.  
  656. Vendor addressVenEdit3This field contains the vendor's 2nd line of address
  657. information (if necessary).
  658.  
  659. CityVenEdit4This field contains the city of the vendor's mailing address.
  660.  
  661. State/ProvinceVenEdit5This field contains the state or province
  662. abbreviation for the vendor.
  663.  
  664. Zip/Postal CodeVenEdit6This field contains the zip code or postal code for
  665. the vendor.
  666.  
  667. PhoneVenEdit7This field contains the vendor's phone number.
  668.  
  669. ReportsThis menu lets you display or print the information on file. You will
  670. be asked if you want the report to go to the screen, a printer, or a disk file.
  671.  
  672. Owner/Division ListA list of owners/divisions/departments on file.
  673.  
  674. Vehicle ListA list of vehicles on file.
  675.  
  676. Service Code ListA list of the service codes on file.
  677.  
  678. Mechanic ListA list of Mechanics or Shops on file.
  679.  
  680. Maintenance Historyrpt_maintThis report is a detailed maintenance history
  681. for one or all vehicles.~~∙ To report on a single vehicle highlight the
  682. desired vehicle and press ─┘ENTER.~∙ To report on all vehicles press the F10
  683. key.
  684.  
  685. Billing by Division/OwnerPrints billing for each division/owner, showing each
  686. service record - parts, labour, and comments - which has not yet been billed.
  687. When you select this option WVH first scans for unbilled service in the files
  688. and presents a menu of owners/divisions. Select each owner/division for which
  689. you would like a bill printed by pressing the |«SpaceBar»|. An arrow next to a
  690. name means that a bill will be printed.~~When the billing has been printed WVH
  691. will ask permission to update the files. This is where WVH "remembers" which
  692. items have been billed. If you press |Enter| then the items which were printed
  693. will be flagged as "billed" so they will not print again using this report.
  694.  
  695. Re-print Billing by dateThis option provides the same report as the Billing
  696. option, but it prints everything on file within a range of dates you provide,
  697. regardless of whether it has been billed or not. Thus you may print a billing
  698. summary to show service done for a division/owner last month, for example.
  699.  
  700. Employee ProductivityRpt_EmplProdThis report shows the work done by
  701. mechanics or service providers over a period of time.~~When you choose this
  702. report you will be first asked to which mechanics to include in the report by
  703. specifying the contents of the In-House field.~~Every mechanics has an In-House
  704. field which is set to "Y" (yes) or "N" (no).~ Enter |Y| to show only in-house
  705. mechanics~ Enter |N| to show only service providers who are not part of your
  706. organization~ Enter |*| (asterisk) to see all mechanics & service providers
  707. (in other words, the * is a "wild card").
  708.  
  709. Tickler (Vehicles Due for Svc)List of vehicles which have not been serviced
  710. in a given time interval which you specify before printing the report.
  711.  
  712. Maintenance ScheduleLists the vehicles scheduled for maintenance between two
  713. dates. This is useful for printing a list of vehicles due to be services today,
  714. this week, etc. This report is |NOT YET FUNCTIONAL|.
  715.  
  716. PreferencesThis menu lets you change various settings, such as your printer
  717. model and fonts to use for reports.
  718.  
  719. InventoryPref_InvThese settings control how the inventory is managed. Some
  720. fields, such as the Overhead percentage, require you to enter data from the
  721. keyboard. Others, such as the Standard Selling Price, are a selection made
  722. from a list.~~When a field is a selection from a list, the function key
  723. message |F3/List| will be displayed at the bottom of the screen. Pressing the
  724. F3 key or clicking twice on the same field will pop open a window containing
  725. the list of selections; choose the desired item with a mouse or by using the
  726. keyboard's arrow keys to highlight your choice followed by pressing the
  727. ─┘Enter key.
  728.  
  729. Print invoices?Pref_Inv_PrtThis field controls whether an invoice is printed
  730. after a maintenance record is saved. (This feature is not yet functional in
  731. this release of WVH.)~~This field has three settings:~~1. No (don't ever print
  732. invoices)~2. Yes (always print invoices)~3. Ask each time (after maintenance
  733. (service) data is entered, ask if an invoice should be printed)
  734.  
  735. Next invoice numberPref_Inv_NextThis field contains the next invoice number
  736. to be used.
  737.  
  738. Tracking methodPref_Inv_TrackInventory may be tracked in one of three
  739. ways:~~1. FIFO (First In, First Out)~2. LIFO (Last In, First Out)~3.
  740. Averaged~~Tracking the average cost of inventory means that you only have one
  741. set of figures for each item; using FIFO or LIFO gives you four sets of figures
  742. for each item. Having extra data may or may not be useful in your
  743. business.~~You may switch between systems to try out different methods, but
  744. keep in mind that when switching from Averaged to FIFO or LIFO, the Average
  745. figures will initially be the only figures available until you buy and sell
  746. items to create the FIFO or LIFO history.
  747.  
  748. Minimum quantityPref_Inv_minqThis is the minimum quantity that you want to
  749. keep on hand. If the stock on hand reaches or goes below this level, the item
  750. will show up on the Re-order report.
  751.  
  752. Maximum quantityPref_Inv_maxqThis is the maximum quantity that you want to
  753. keep on hand. The purpose of this field is for use with automatic purchase
  754. order generation (a planned feature). To use an example: If the minimum
  755. quantity for a part is one (1) and the maximum is five (5), when the quantity
  756. for the part reaches one WVH will suggest that you order four (4) units.
  757.  
  758. Default selling pricePref_Inv_SellWhen you enter maintenance for a vehicle,
  759. the parts you enter are charged to the customer (owner, division, or dept.)
  760. according to the Price Level you have set for them on the Data Entry,
  761. Divisions/Owners screen. You can sell to customers at:~~1. Standard price
  762. (retail)~2. Alternate/discount price 1~3. Alternate/discount price 2~4.
  763. Alternate/discount price 3~5. Cost plus overhead~~If yours is an internal
  764. operation (selling to other departments) you will probably use cost plus
  765. overhead as the default selling price.
  766.  
  767. Overhead ratePref_Inv_OvhdThis field contains the |mark-up| percentage for
  768. parts. Whenever you provide a part to a customer whose selling price is set to
  769. "Cost + Overhead" (on the Customers Data Entry screen), WVH will take the cost
  770. of the part and multiply it by 1+overhead_percentage.~~For example, if the
  771. overhead rate is set to 15% then WVH will multiply the cost of parts by 1.15.
  772.  
  773. Warn out-of-stockPref_Inv_StockIf this option is set to "Yes" then WVH will
  774. inform you if an item is out of stock; otherwise it will simply deduct whatever
  775. quantity you use and will allow the quantity to become negative without any
  776. warning.~~If you check the computer |before| locating parts to do a job, set
  777. this field to "Yes."~~If you do the work first, then enter maintenance records
  778. in the computer |after| locating parts, set this field to "No."
  779.  
  780. Inventory G/L accountsPref_Inv_GLThese account numbers are used for
  781. reporting purposes only, to help you post sales & inventory figures to your
  782. accounting books or software.
  783.  
  784. Miscellaneous SettingsPref_MiscThis screen contains miscellaneous settings
  785. which affect the way WVH operates.~~∙ Country determines spelling and date
  786. formats.~∙ Default State/Province determines the State or Province abbreviation
  787. which will be automatically placed in the State/Prov field for new vehicles.~∙
  788. Alert Sound determines the sound WVH will make when it encounters a problem or
  789. otherwise needs to get your attention.~∙ The remaining nine fields allow you
  790. to enter titles for the serial number fields on the Vehicles Data Entry window.
  791.  
  792. CountryPref_CountryThe Country setting determines spelling and date
  793. formats.~~For example, the USA setting uses the word "labor" whereas the other
  794. settings spell it "labour."~~To set this field:~1. Press the |F3| key; a menu
  795. of choices will appear.~2. Highlight a choice using the up and down arrow keys,
  796. then press |─┘Enter|.
  797.  
  798. Default State/ProvincePref_StateProvIf you fill in this field, whatever you
  799. enter will be automatically inserted in the State/Province field each time a
  800. new vehicle is entered (vehicles already on file are not changed).~~The purpose
  801. of this setting is to save you time. If most or all of the vehicles you work on
  802. have licenses within a single State or Province then it makes sense to enter
  803. the abbreviation for it here. You can always change the field for individual
  804. vehicles as needed.
  805.  
  806. Alert SoundPref_ErrSndThis setting determines the sound WVH will make, if
  807. any, when an information window opens.~~To set this field:~1. Press the |F3|
  808. key; a menu of choices will appear.~2. Highlight a choice using the up and down
  809. arrow keys, then press |─┘Enter|.
  810.  
  811. Serial Number TitlesPref_SNOn these lines you may define the titles which
  812. will be used for each of the serial number fields which are available for each
  813. vehicle.~~These fields allow you to enter identification codes other than the
  814. vehicle's VIN. For example, you may routinely keep the engine number and frame
  815. number on file, so you could set the titles of two of the fields to "Engine
  816. Number" and "Frame Number". Whatever titles you enter here will be displayed in
  817. the Vehicles Data Entry window.
  818.  
  819. PrinterPref_PtrsThis screen lets you set the printer you will be using and
  820. the fonts for reports so that WVH can control it properly.~~|NOTES|~~You must
  821. define a printer & fonts before you can print anything.
  822.  
  823. Setting Printer ModelPref_PtrSetYou must define the printer you will be
  824. using so that WVH knows how to control it properly. Many printers, even
  825. different brands, use the same control codes. If your printer is not on the
  826. list look in your manual to find a model it emulates. Dot matrix printers are
  827. usually Epson or IBM compatible.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key
  828. or double-click with a mouse. A window of printer choices will "pop up" on your
  829. screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  830. press ─┘Enter.
  831.  
  832. Printer PortPref_PtrPortThis is the "channel" WVH will use to access your
  833. printer ── LPT1, LPT2, or LPT3. If you only have one printer it is probably
  834. connected to LPT1.
  835.  
  836. PCL Soft Font DirectoryPref_SoftDirIf you use a PCL laser printer you can
  837. use soft fonts (fonts stored on disk which are sent to the laser printer as
  838. needed. When you choose the |Select a Soft Font| option when setting a PCL font
  839. you will be given the chance to specify the drive and path on which your font
  840. files reside. Any new information you enter here will be saved as the new
  841. default soft font directory.
  842.  
  843. Titles FontPref_TFontSelect the font you would like to use to print report
  844. titles. Proportionally-spaced fonts work well for titles. Titles will be bold
  845. and underlined to stand out from the body of the report, so it's okay if you
  846. use the same font for both the titles & body of reports.~~To set this
  847. field:~~|1.| Press the |F3| key or double-click with a mouse. A window of font
  848. choices will "pop up" on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to
  849. highlight your choice then press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you
  850. will be asked to enter the size of print to use.~~|LASER PRINTER
  851. NOTES|~~Reports are printed in portrait orientation. A soft font will have to
  852. end in .SFP to be used for report titles.
  853.  
  854. "Normal" FontPref_NFontSelect the font you would like to use to print the
  855. body of reports. If often looks best if you pick a fixed-pitch font, such as
  856. |Courier 10cpi| or |12cpi| (most reports are designed to fit in 8-inches at
  857. 10cpi). Fonts which have |cpi| in their names are fixed-pitch fonts. Avoid
  858. pitches lower than 10cpi except for titles. Experiment with different fonts to
  859. get the best results.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or
  860. double-click on the field with a mouse. A window of font choices will "pop up"
  861. on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice
  862. then press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter
  863. the size of print you would like to use.
  864.  
  865. Lines per pagePref_LPPEnter the number of lines (maximum) you would like
  866. printed on a page. Most printers have a total of 66 lines on an 11" long sheet
  867. of paper except for lasers which have 60. You will probably have a top margin,
  868. however, which will reduce the number of printable lines, and you will probably
  869. want a bottom margin, too. For printers with 66 lines per page a setting of 55
  870. is good. For laser printers with 60 lines per page a setting of 50 may be
  871. better.
  872.  
  873. Left marginPref_LMThis lets you set a left margin for your reports. To shift
  874. reports to the right enter the number of inches, between 0 and 2
  875.  
  876. Tax & LabourPref_TaxLbrThis screen lets you set:~~1. Whether or not to allow
  877. entry of a labour rate on the Maintenance Data Entry screen~~2. Sales tax rate
  878. (if any) for parts (but not labour)~~3. The amount you charge for storing a
  879. customer's vehicle~~4. The number of days before storage charges begin to
  880. accrue.~~|NOTES|~~Set the sales tax rate as a percentage. For example, if your
  881. sales tax rate is 6-1/4% then enter "6.25".
  882.  
  883. Allow labour...Pref_LbrThis field indicates whether you would like to enter
  884. labour rate ($/hour) on the maintenance data entry screen and is provided to
  885. accommodate for larger companies where the person doing data entry has nothing
  886. to do with setting the rate charged for labour. This lets you operate several
  887. ways:~~1. If the labour rate is fixed according to the mechanic or shop
  888. providing the service, you can set this field to |No| and set up each service
  889. provider with that hourly rate (on the Mechanics data entry screen).~~2. If the
  890. labour rate varies for different types of service, you can set this field to
  891. |No| and enter the rates on the Types of Service data entry screen.~~3. If you
  892. want the person entering service information to be able to change the labour
  893. rate as service information is entered, then set this field to |Yes|.
  894.  
  895. Sales TaxPref_TaxHere is where you set your sales tax rate for your area.
  896. This can be the rate you charge your customers or the rate that you get charged
  897. by your service centres ── it works the same either way.~~Enter fractions as
  898. decimals:~1/2 is .5~1/4 is .25~1/8 is .125~~For other fractions just take a
  899. calculator and punch in the division. For example, for 7-3/4% sales tax punch
  900. in "3" divided by "4" and you'll get ".75", so 7-3/4% is 7.75% in decimal
  901. form.~~The sales tax rate you enter is the default ── the one which will apply
  902. to most of your entries. When you need a different tax rate (or zero tax) you
  903. can use the F3 toggle shown at the bottom of the Maintenance Data Entry screen.
  904.  
  905. Daily storage chargePref_StorThis is the dollar amount that you will charge
  906. customers who leave their vehicles with you after repairs are completed.~~WVH
  907. remembers the date the work was completed. Then when you actually print the
  908. invoice WVH checks the number of days which have elapsed and applies the
  909. storage charge, if necessary.
  910.  
  911. Charge storage after...Pref_StorDyThis field tells WVH when to start
  912. applying a storage charge. Once you enter the maintenance for a vehicle and
  913. save it as an Invoice (rather than an Estimate or Repair Order) WVH remembers
  914. the date the work was completed. Then when you actually print the invoice WVH
  915. checks the number of days which have elapsed and applies the storage charge, if
  916. necessary.
  917.  
  918. ■OrderForm
  919. INVOICE & REGISTRATION FORM
  920.  
  921. REMIT TO                          FROM
  922.  
  923.                                   Name___________________________
  924. Angel Babudro
  925. "Organic Computer Wizardry"       Company________________________
  926. PO Box 132
  927. Paonia, CO    81428               Address________________________
  928. USA
  929. (970) 527-6756 10am-6pm           _______________________________
  930.     Tue-Fri Mountain time
  931.                                   Phone__________________________
  932.  
  933.  
  934.  
  935. Use License      with disk & manual     Qty ____ x $99 = $_______
  936.  
  937.  
  938. Shipping &       U.S.A.:  add $5
  939.  Handling        Canada:  add $7
  940.                  Elsewhere:  add $23                      _______
  941.  
  942.                  =========================== T O T A L = $_______
  943.  
  944.  
  945. Update        Do you want to receive updates in the      YES [__]
  946. Subscription  mail 2 to 5 times per year? Updates are
  947.               $4 plus shipping; you'll have 30 days       NO [__]
  948.               to pay or return the disk to cancel.
  949.  
  950. Preferred Disk Size   [__] 5-1/4"             [__] 3-1/2"
  951.       Drive density   [__] Low (DD) required  [__] High (HD) okay
  952.     FDFORMAT/FDREAD   [__] FDFORMAT extended densities okay
  953. Do you have a CD-ROM? [__] Yes                [__] No
  954.  
  955. Printer make(s) & model(s)______________________________________
  956.  
  957. I got it from___________________________________________________
  958.                               (BBS or Vendor name)
  959.  
  960.     If you saw a review of any of my Shareware in print or on a BBS
  961. please let me know about it!  I would also appreciate it if you would
  962. put comments and/or suggestions on the back of this page and mention
  963. the computer magazines you read regularly.
  964.  
  965.     For credit card orders (MC, Visa, AmEx, or Discover) call
  966. 800-242-4PsL (from overseas: 713-524-6394) or FAX to 713-524-6398 or
  967. send your order to CompuServe 71355,470.  Order product #11518.  These
  968. numbers are for ordering only - call (970) 527-6756 for technical
  969. support or questions.
  970.  
  971.     WVH has been delivered to and accepted by customer.  Upon receipt
  972. of this paid invoice the latest Registered Edition disk with license,
  973. bonus software, and any options chosen above will be sent.  Remit
  974. cash, check, money order in U.S. funds; Canadians may send Cdn$.
  975. Allow 1-4 weeks for delivery.  Thank you for registering!
  976. ■Update
  977. UPDATE/UPGRADE ORDER FORM
  978.  
  979.     Use this form to order an Organic Software Sampler disk, which
  980. contains all of the latest Unregistered Edition packages.  REGISTERED
  981. USERS: The updated software will recognize your registration key and
  982. run in Registered Edition mode.  Please write the name and/or company
  983. name below as was used to register; if your address or phone number
  984. has changed then please enter those as well.  UNREGISTERED USERS: If
  985. you want to check out the latest version before registering this is
  986. the way to do it!
  987.  
  988.  
  989. REMIT TO                          FROM
  990.  
  991.                                   Name___________________________
  992. Angel Babudro
  993. "Organic Computer Wizardry"       Company________________________
  994. PO Box 132
  995. Paonia, CO    81428               Address________________________
  996. USA
  997. (970) 527-6756 10am-6pm           _______________________________
  998.     Tue-Fri Mountain time
  999.                                   Phone__________________________
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003. Organic Software Sampler disk            Qty ____ x $4 = $_______
  1004.  
  1005. Shipping        USA/Canada:  $2 for first disk
  1006. for disks       Elsewhere:   $4 for first disk
  1007.                 Add $0.50 for each additional disk       $_______
  1008.  
  1009. Printed manual pages without binder      Qty ____ x $8 = $_______
  1010. * Manuals may only be ordered by registered users
  1011.  
  1012. Shipping         USA:    add $5 each
  1013. for each         Canada: add $7 each
  1014. printed guide    Other countries: add $23 each           $_______
  1015.  
  1016.                  =========================== T O T A L = $_______
  1017.  
  1018.  
  1019. Update        Do you want to receive updates in the      YES [__]
  1020. Subscription  mail 2 to 5 times per year? Updates are
  1021.               $4 plus shipping; you'll have 30 days       NO [__]
  1022.               to pay or return the disk to cancel.
  1023.  
  1024.   Preferred Disk Size [__] 5-1/4"             [__] 3-1/2"
  1025.         Drive density [__] Low (DD) required  [__] High (HD) okay
  1026.       FDFORMAT/FDREAD [__] FDFORMAT extended densities okay
  1027. Do you have a CD-ROM? [__] Yes                [__] No
  1028.  
  1029.     If you saw a review of any of my Shareware in print or on a BBS
  1030. please let me know about it!  I would also appreciate it if you would
  1031. put comments and/or suggestions on the back of this page and mention
  1032. the computer magazines you read regularly.
  1033.  
  1034.     Remit cash, check, money order in U.S. funds; Canadians may send
  1035. Cdn$.  Please allow 1-4 weeks for delivery.
  1036. ■SiteLic
  1037. INTERNAL SITE LICENSE ORDER FORM
  1038.  
  1039. Listed below are the licensing rates for the use of WVH at a
  1040. single location of an organization, including use on a local-area
  1041. network.  Prices include disks, printed manuals, and technical
  1042. support for the first 10 copies.  If you wish to have printed
  1043. manuals and technical support available for more than 10 users
  1044. there is a space to order this option below.
  1045.  
  1046. 2nd through 10th copy w/manuals Qty ____ x $74.25 each = ________
  1047.  
  1048. 11th through 20th copy........  Qty ____ x $64.00 each = ________
  1049.  
  1050. 21st through 50th copy........  Qty ____ x $54.45 each = ________
  1051.  
  1052. 51st through 200th copy.......  Qty ____ x $39.60 each = ________
  1053.  
  1054. 201st through 500th copy......  Qty ____ x $29.70 each = ________
  1055.  
  1056. Copies beyond 500.................. $4000 one-time fee = ________
  1057.  
  1058. Printed manuals, disks, and support beyond 10 stations
  1059.      Number of additional stations _____ x $10.00 each = ________
  1060.  
  1061. ** Include a list of the people for whom technical
  1062.    support is desired on the back of this form or on
  1063.    another page. List only one person per licensed copy.
  1064.  
  1065. ========================================================
  1066.  
  1067. Packages including printed manuals:
  1068.     * Shipped within Continental U.S.  Qty _____ x  $5
  1069.     * Shipped to Canada or other U.S.  Qty _____ x  $7
  1070.     * Shipped to other countries       Qty _____ x $23 = ________
  1071.  
  1072. Packages without manuals (disk only):
  1073.     * Shipped to U.S. or Canada       Qty ____ x $0.50
  1074.     * Shipped to other countries      Qty ____ x $1.50 = ________
  1075.  
  1076. ========================================================
  1077.  
  1078. TOTAL SITE LICENSE FEE AND SHIPPING CHARGES........... $_________
  1079.  
  1080. Complete the INVOICE & REGISTRATION FORM for your first copy (use
  1081. the Help: Order Form option in WVH). This form only covers copies
  1082. beyond the first one.  Please include both forms with your Site
  1083. License registration. Thank you!
  1084.  
  1085.